Γιώτα Χουλιάρα
H εταιρεία τεχνολογικής έρευνας The Radicati Group υπολόγισε το 2017 ότι αποστέλλονται 132 δισεκατομμύρια επαγγελματικά emails την ημέρα. Το “Forbes” εκτίμησε ότι ο μέσος εργαζόμενος ξοδεύει πάνω από 13 ώρες την εβδομάδα εστιάζοντας ειδικά στα emails του, ενώ η “Washington Post” ανέφερε ότι ο μέσος εργαζόμενος θα ξοδέψει πάνω από 47.000 ώρες εργασίας για την επεξεργασία των emails του καθ’ όλη τη διάρκεια της καριέρας του.
Είχαμε κανονίσει να συναντηθούμε στο κέντρο προκειμένου να πιούμε καφέ και να τα πούμε από κοντά, μακριά από τις οθόνες και, κυρίως, μακριά από την ένταση του γραφείου, όπου θα μπορούσαν να μας διακόψουν ανά πάσα στιγμή. Είχαμε συνεργαστεί παλαιότερα και ήμουν χαρούμενη που θα μπορούσαμε, επιτέλους, να βρεθούμε από κοντά. Διότι οι δημοσιογράφοι δεν είμαστε μόνο πιεστικές ημερομηνίες παράδοσης άρθρων και αγχωτικά ρεπορτάζ. Όμως η συνάντηση δεν πήγε όπως είχα φανταστεί. Η παλιά μου συνεργάτιδα έπρεπε να διακόπτει διαρκώς τη συζήτηση προκειμένου να ελέγχει το κινητό της, από το οποίο ακουγόταν συνεχώς ο χαρακτηριστικός ήχος των εισερχόμενων ειδοποιήσεων.
Σκέφτηκα να την πειράξω, διερωτώμενη σε ποια πολυεθνική είχε αναλάβει το γραφείο Τύπου και πόσα ψηφία συνόδευαν τον παχυλό μισθό που της έδιναν, ώστε να θυσιάζει μια στιγμή χαλάρωσης. Μου απολογήθηκε, πριν προλάβω να αστειευτώ, ότι επρόκειτο για πιεστικά emails, τα οποία προσπαθούσε να διαχειριστεί, ώστε να μη φορτώσει τον λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. «Είναι όλα επείγοντα», είπε απεγνωσμένα, δείχνοντάς μου τo χαρακτηριστικό SOS με το οποίο συνοδεύονταν. Μια αδιάκοπη ροή μηνυμάτων, γεμάτων από τονισμένες λέξεις, όπως “Urgent” (κατεπείγον) και “FYI” (For Your Information ή For Your Interest – Προς ενημέρωσή σας), αθροίζονταν στο κινητό της. Τότε διαπίστωσα ότι αντιμετώπιζε το φαινόμενο του “email overload”, το οποίο της δημιουργούσε άγχος και πίεση για να ανταποκριθεί αμέσως – αυτό που οι Αγγλοσάξονες αποκαλούν “email stress”.
Το φαινόμενο του “email overload”
Το “email overload” ή, αλλιώς, «υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου» είναι ένα φαινόμενο, κατά το οποίο τα άτομα λαμβάνουν περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όσα μπορούν να διαχειριστούν αποτελεσματικά, οδηγώντας συχνά σε άγχος, μειωμένη παραγωγικότητα και μια αίσθηση υπερβολής. Συνήθως αφορά σε μια συνεχή εισροή μηνυμάτων, πολλά από τα οποία μπορεί να είναι χαμηλής προτεραιότητας, περιττά ή άσχετα με τις άμεσες εργασίες του παραλήπτη. Αυτός ο υπερβολικός όγκος μπορεί να κάνει δύσκολη τη διάκριση σημαντικών πληροφοριών από τα συνηθισμένα μηνύματα, προκαλώντας καθυστερήσεις στους χρόνους απόκρισης και συμβάλλοντας στη γνωστική ή/και εργασιακή κόπωση.
Η τεχνολογία κινητής τηλεφωνίας, η οποία καθιστά εφικτή τη συνεχή προσβασιμότητα στις εργασιακές μας υποχρεώσεις, είναι ευκολία και μέγιστο βάσανο ταυτόχρονα. Ευλογία και κατάρα. Στη σύγχρονη εργασιακή εποχή, εάν κάτι πάει στραβά, το μαθαίνουμε σχεδόν αμέσως, μέσω των email με τα οποία «βομβαρδιζόμαστε», και είμαστε σε θέση να αντιδράσουμε αμέσως, κερδίζοντας χρόνο και χρήμα. Το ίδιο ισχύει, όμως, και για το 98% των μηνυμάτων που δεν είναι άμεσης προτεραιότητας, στα οποία καλούμαστε επίσης να αντιδρούμε αμέσως, χάνοντας χρόνο και πληρώνοντας το μεγάλο τίμημα της κούρασης.
Έχουμε φτάσει να είμαστε κυριολεκτικά εθισμένοι στον έλεγχο email και άλλων ψηφιακών μηνυμάτων 24 ώρες το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα. Αυτή η υπερφόρτωση πληροφοριών, και ειδικότερα η υπερφόρτωση μέσω email, προκαλεί στους εργαζόμενους σε μια χρόνια κατάσταση ψυχικής κόπωσης, με τεράστιο αντίκτυπο στην παραγωγικότητά τους, θέτοντας σε κίνδυνο την ψυχολογική τους ασφάλεια στον χώρο εργασίας.
Για κάποιους, οι αποστολές emails είναι αυτό που συμβαίνει ανάμεσα στην «πραγματική δουλειά» τους. Ωστόσο, σε αρκετές εργασίες, η διαχείριση των emails είναι πραγματική δουλειά και απαιτεί την ίδια σωματική και πνευματική ενέργεια με τις υπόλοιπες επαγγελματικές υποχρεώσεις. Ο έλεγχος των ηλεκτρονικών μηνυμάτων απαιτεί να εστιάζουμε εκεί την προσοχή μας, έχοντας συχνά συνέπειες για εκείνους που δεν παραμένουν προσκολλημένοι στο ηλεκτρονικό τους ταχυδρομείο, καθώς μπορεί να οδηγήσει σε τριβές με τους συναδέλφους, το αφεντικό και τους πελάτες.
«Σε έναν κόσμο χωρίς email, θα ανακαλύπταμε ξανά τη χαμένη τέχνη της αδιάλειπτης συγκέντρωσης», γράφει ο Αμερικανός συγγραφέας και καθηγητής Πληροφορικής στο Πανεπιστήμιο Τζόρτζταουν, Καλ Νιούπορτ, στο πρωτοποριακό βιβλίο με τίτλο “A World Without Email: Reimagining Work in an Age of Communication Overload” (Ένας κόσμος χωρίς ηλεκτρονικό ταχυδρομείο: Επαναλαμβάνοντας την εργασία σε μια εποχή υπερφόρτωσης της επικοινωνίας), το οποίο κυκλοφόρησε τον Μάρτιο του 2021. Στο έργο του ο συγγραφέας αντιμετωπίζει το διάχυτο ζήτημα της υπερφόρτωσης ηλεκτρονικών μηνυμάτων και παρουσιάζει ένα συναρπαστικό επιχείρημα, για να ξανασκεφτούμε τον τρόπο με τον οποίο επικοινωνούμε και εργαζόμαστε στον όλο και πιο ψηφιακό κόσμο μας, προκειμένου να ξεπεράσουμε το άγχος.
Το email έχει γίνει η κυρίαρχη μορφή επικοινωνίας στους περισσότερους χώρους εργασίας, ωστόσο συχνά συνδέεται με αναποτελεσματικότητα και περισπασμούς. Ο συγγραφέας αμφισβητεί την υπόθεση ότι το email είναι απαραίτητο εργαλείο για την παραγωγικότητα και προτείνει εναλλακτικές μεθόδους για τη διαχείριση της εργασίας μας και τη συνεργασία με τους συναδέλφους. Βασιζόμενος σε χρόνια έρευνας και συνεντεύξεις με επαγγελματίες σε διάφορους κλάδους, εκθέτει τα ελαττώματα και τους περιορισμούς της συχνής αποστολής email. Υποστηρίζει ότι η συνεχής εισροή email και η προσδοκία άμεσων απαντήσεων δημιουργούν μια κουλτούρα συνεχούς επικοινωνίας που εμποδίζει την ουσιαστική εργασία, τη δημιουργικότητα και την εστιασμένη σκέψη. Επιπλέον, αποκαλύπτει πώς το email συμβάλλει στη «ρηχή» εργασία, στην εναλλαγή εργασιών και τις συνεχείς διακοπές, τα οποία εμποδίζουν την ικανότητά μας να παράγουμε εργασία υψηλής ποιότητας.
Παράλληλα, παρουσιάζει συναρπαστικές μελέτες εταιρειών και οργανισμών που έχουν εφαρμόσει επιτυχώς εναλλακτικές λύσεις, όπως εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας, πλατφόρμες διαχείρισης έργων και στόχων, και τακτικές συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο.
«Σε κάποιον που θέλει να στείλει είκοσι εννέα emails για να διορθώσει ένα πρόβληµα, συνήθως λέω πως η λύση είναι πιο απλή: Πήγαινε να τους µιλήσεις!»
– Καλ Νιούπορτ, Αµερικανός συγγραφέας και καθηγητής
Τρόποι διαχείρισης για αποδοτική εργασία
Η διαχείριση των emails μπορεί να προκαλέσει σημαντικό άγχος, ιδιαίτερα όταν κάθε μήνυμα εμφανίζεται ως «επείγον». Υπάρχουν, όμως, στρατηγικές που μπορούν να βοηθήσουν στη βελτίωση της διαχείρισης της κατάστασης, επιτρέποντάς μας να επικεντρωθούμε σε μια αποδοτική εργασία:
- Καθορισμός Προτεραιοτήτων
Διαχωρίστε τα πραγματικά επείγοντα μηνύματα από τα υπόλοιπα. Μια ιδέα είναι να χρησιμοποιήσετε φακέλους ή ετικέτες για να ταξινομήσετε τα μηνύματα κατά προτεραιότητα. Μπορείτε, για παράδειγμα, να έχετε μια κατηγορία «Άμεση Απόκριση» και μια κατηγορία «Μπορεί να Περιμένει».
Ζητήστε διευκρινίσεις από τους συνεργάτες ή τους πελάτες για το πότε κάτι είναι πραγματικά επείγον. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να καθορίσετε σαφέστερα όρια και να αποφύγετε την αντιμετώπιση κάθε email ως κρίσιμου.
- Προγραμματισμός Ελέγχου των emails
Ορίστε συγκεκριμένες ώρες κατά τη διάρκεια της εργασιακής ημέρας για να ελέγχετε τα emails σας, αντί να απαντάτε αμέσως σε κάθε νέο μήνυμα. Για παράδειγμα, μπορείτε να τα ελέγχετε το πρωί, το μεσημέρι πριν το διάλειμμα, και πριν το τέλος της εργασίας.
Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις του email εκτός των προκαθορισμένων αυτών ωρών. Αυτό βοηθά στη μείωση του άγχους και σας επιτρέπει να συγκεντρώνεστε χωρίς περισπασμούς.
- Οργάνωση των emails
Χρησιμοποιήστε φίλτρα και κανόνες για να μεταφέρετε αυτόματα τα λιγότερο σημαντικά emails σε συγκεκριμένους φακέλους. Με αυτό τον τρόπο, η εισερχόμενη αλληλογραφία σας θα περιέχει μόνο τα κρίσιμα μηνύματα.
Κατανοήστε και οργανώστε τα email σας με βάση το περιεχόμενο και την προθεσμία. Αυτή η τακτική βοηθά να παρακολουθείτε τι απαιτεί άμεση προσοχή και τι μπορεί να αναβληθεί.
- Θέστε Όρια στις Απαντήσεις
Απαντήστε συνοπτικά και ευγενικά, χωρίς να αισθάνεστε υποχρεωμένοι να γράφετε εκτενείς απαντήσεις. Όταν απαντάτε σύντομα, εξοικονομείτε χρόνο και περιορίζετε τον όγκο των μηνυμάτων.
Αν είναι εφικτό, ενημερώστε τους συνεργάτες σας για τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεστε τα emails, π.χ. ότι συνήθως απαντάτε εντός 24 ωρών.
- Επένδυση σε Λύσεις Αυτοματοποίησης
Χρησιμοποιήστε εργαλεία αυτοματοποίησης και πρότυπα (templates) για συχνές/τυποποιημένες απαντήσεις. Έτσι, εξοικονομείτε χρόνο.
Ρυθμίστε αυτόματες απαντήσεις αν εργάζεστε σε ιδιαίτερα απαιτητική περίοδο. Μπορείτε να ενημερώσετε ότι θα απαντήσετε εντός συγκεκριμένης προθεσμίας ή να προωθήσετε επείγοντα αιτήματα σε άλλον υπεύθυνο.
- Αξιολόγηση της αναγκαιότητας μιας απάντησης μέσω email
Προτιμήστε σύντομες κλήσεις ή μηνύματα όταν θέλετε να λύσετε κάτι άμεσα, αποφεύγοντας τις ατέλειωτες συζητήσεις μέσω email. Μια σύντομη κλήση μπορεί να αποδειχθεί πιο αποτελεσματική για συγκεκριμένα θέματα.
Ενθαρρύνετε τους συνεργάτες σας να χρησιμοποιούν άλλα εργαλεία επικοινωνίας για τα επείγοντα θέματα, όπως οι πλατφόρμες άμεσων μηνυμάτων.
Μην ξεχνάτε, επίσης, πως τα ενημερωτικά δελτία, οι προωθητικές ενέργειες και οι ειδοποιήσεις από τις πλατφόρμες κοινωνικής δικτύωσης μπορούν να κατακλύσουν ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, «θάβοντας» συχνά κάποια σημαντικά μηνύματα. Δεν είναι τυχαίο, εξάλλου, ότι αποτελούν την κύρια αιτία υπερφόρτωσης email. Την επόμενη φορά, λοιπόν, που θα λάβετε ένα ενημερωτικό δελτίο, ένα προωθητικό email ή μια ειδοποίηση για κάποια ανάρτηση στο Facebook, σκεφτείτε αν έχει πραγματικά κάποια αξία για εσάς. Αν η απάντηση είναι «όχι», καταργήστε την εγγραφή σας ή αλλάξτε τις ρυθμίσεις σας, ώστε να μη λαμβάνετε αυτού του είδους τα μηνύματα. Θα εκπλαγείτε με το πόσο θα μειωθεί ο όγκος των μηνυμάτων που λαμβάνετε καθημερινά.
Αν κάτι είναι πραγματικά επείγον στον εργασιακό σας χώρο, το πιθανότερο είναι να ενημερωθείτε διά ζώσης και όχι μέσω email. Στην τελική, αντιμετωπίστε τα μηνύματα που ξεκινούν με την ένδειξη SOS ή URGENT με τον ίδιο τρόπο που παλαιότερα αντιμετωπίζαμε τις αγγελίες που ξεκινούσαν με τίτλο: Αβίαστα / Αβάδιστα / Αβασάνιστα: ως αγγελίες που, στην ουσία, προσπαθούσαν μόνο να τραβήξουν την προσοχή μας προς όφελός τους.